ফিচারের তালিকার বদলে আপনার দোকান বা প্রতিষ্ঠানের বাস্তব কাজ দিয়ে সফটওয়্যার যাচাই করুন।
একটি স্বাভাবিক দিনের কাজ দিয়ে শুরু করুন
একদিনে আপনার ব্যবসায় কী কী হয় লিখুন: পণ্য আসে, বিক্রয় হয়, কেউ বাকি রাখেন, কেউ আগের বকেয়া দেন। প্রতিটি তথ্য এখন কোথায় রাখা হয় সেটিও দেখুন।
এরপর চিহ্নিত করুন কোন তথ্য খুঁজতে সময় লাগে বা কোন জায়গায় ভুল হয়। সফটওয়্যার আলোচনার জন্য এই তালিকা একটি কার্যকর brief।
আপনার উদাহরণ দিয়ে demo দেখান
নমুনা বিক্রয়, ফেরত বা পেমেন্ট দিয়ে দেখুন কাজের ধাপ কেমন হয়। চমৎকার dashboard দেখার পাশাপাশি দৈনন্দিন এন্ট্রিও বোঝা জরুরি।
আপনার প্রতিষ্ঠানে বিশেষ কোনো নিয়ম থাকলে শুরুতেই জানান। সফটওয়্যার সেই নিয়ম মেনে চলবে কি না, নাকি প্রক্রিয়া বদলাতে হবে, তা আলোচনা করুন।
কোন রিপোর্ট সত্যিই ব্যবহার করবেন?
মালিক বা ম্যানেজার কোন সিদ্ধান্তের জন্য রিপোর্ট দেখবেন, তা লিখুন। দৈনিক বিক্রয়, পণ্যভিত্তিক তথ্য বা বকেয়া, প্রয়োজনভেদে তালিকা আলাদা হবে।
অপ্রয়োজনীয় রিপোর্টের সংখ্যা বাড়ানোর চেয়ে প্রয়োজনীয় তথ্য নির্ভরযোগ্যভাবে পাওয়া বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
ব্যবহারকারী ও ডেটার দায়িত্ব পরিষ্কার করুন
স্টাফ কোন তথ্য দেখতে বা পরিবর্তন করতে পারবেন? ভুল এন্ট্রি ঠিক করা হবে কীভাবে? পুরোনো তথ্য কে যাচাই করবেন? এসব সিদ্ধান্ত প্রযুক্তির পাশাপাশি ব্যবস্থাপনারও বিষয়।
ডেটা কোথায় থাকবে, backup কে দেখবেন এবং প্রয়োজন হলে export পাওয়া যাবে কি না, কোটেশনের আগে প্রশ্ন করুন।
স্থাপন ছাড়াও কোন খরচ আছে জানুন
হোস্টিং, ইউজার, প্রশিক্ষণ, ডেটা মাইগ্রেশন, নতুন মডিউল ও সাপোর্ট আলাদা খরচ হতে পারে। কোনটি এককালীন এবং কোনটি পুনরাবৃত্ত, তা লিখে নিন।
বিশেষ যন্ত্রপাতি বা অন্য সিস্টেমের সঙ্গে সংযোগ লাগলে সক্ষমতা আগে যাচাই করতে হবে। অনুমানভিত্তিক প্রতিশ্রুতির ওপর নির্ভর করবেন না।
চালুর পরিকল্পনায় প্রশিক্ষণ রাখুন
কোন কর্মী কীভাবে নতুন ব্যবস্থা শিখবেন এবং পুরোনো পদ্ধতি থেকে কীভাবে আসবেন, সেটি লঞ্চ পরিকল্পনার অংশ হওয়া উচিত।
পান্ডা প্রয়োজন বিশ্লেষণ, মডিউল নির্বাচন ও হ্যান্ডওভার আলোচনায় বাস্তব ব্যবহারকে সামনে রাখে। আপনার কাজের উদাহরণ যত পরিষ্কার হবে, পরিধিও তত নির্ভুলভাবে ঠিক করা যাবে।
আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে কোন কাজটি আগে দরকার?
প্রয়োজনীয় সার্ভিস, কাজের পরিধি ও সম্ভাব্য সময় নির্ধারণে আপনার বর্তমান অবস্থা নিয়ে আলোচনা করা যায়। ব্যবসার তথ্যসহ পান্ডার সঙ্গে যোগাযোগ করুন।
ব্যবসা, ডিজাইন ও প্রযুক্তি নিয়ে সহজ ভাষায়।
